Wer wir sind

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Saarburger Drachenkids e.V., 54439 Saarburg

Vereinsregister Wittlich VR42079

Geschäftsführender Vorstand

kontakt@saarburger-drachenkids.de

Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder

Der Verein erhebt gemäß DS-GVO bei Vereinsbeitritt personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder, die zur Verfolgung der satzungsgemäßen Zwecke und für die Mitgliederverwaltung/-betreuung notwendig sind.

Hierzu zählen:

• zum Zweck der Mitgliederverwaltung: Name, Vorname, Titel, Unterschrift, Anschrift, Geburtsdatum, Email-Adresse, Telefonnummer (Festnetz oder mobil) Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.
• zum Zweck der Beitragsverwaltung: Bankverbindung/Kontodaten im Rahmen des SEPA-Lastschriftmandats sowie die Höhe des gewünschten Mitgliedsbeitrags und/oder Spende. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.
•   zum Zweck der Eintragung in das Vereinsregister bei Vorstandsmitgliedern: Personalausweisdaten. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a)
• zum Zweck der Zwecke der Eigenwerbung: Versand von Werbung/Vereinsinformationen an die E-Mail-Adressen der Mitglieder. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6. Abs. 1 lit. f). Die Vereinsmitglieder werden bei der Datenerhebung (im Rahmen von Beitrittserklärungen zum Vereinsbeitritt, Mitgliederversammlung und Vorstandssitzungen) auf die Regelungen der vereinseigenen Datenschutzordnung gemäß DS-GVO hingewiesen.

Erhebung von Daten Dritter

Gemäß DS-GVO erhebt der Verein Daten von anderen Personen, die nicht im Rahmen einer Mitgliedschaft erfolgen, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins sowie zur Erfüllung der Satzungsziele erforderlich ist und keine Grundrechte und schutzwürdigen Belange der Betroffenen entgegenstehen.

Hierzu zählen:

• zum Zweck der Kooperation mit Geschäftspartnern und Sponsoren: Name, Anschrift, Funktion, E-Mailadresse, Spendenhöhe, Angaben zur Spendenbescheinigung. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6. Abs. 1 lit. b) und lit. f)

Speicherung personenbezogener Daten/Empfänger personenbezogener Daten

Die erhobenen Daten werden vom Vereinsvorstand automatisiert gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet (die zugleich auch die Mandatsreferenznummer ist). Die Speicherung der Daten erfolgt in den EDV-Systemen des geschäftsführenden Vorstands unter Verwendung von entsprechenden Verwaltungsprogrammen wie SEWOBE. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt (u.a. durch die Einrichtung von passwortgeschützten Nutzer-Accounts, Nutzung eines Firewall-Systems etc.) Der Verein nutzt die Daten seiner Mitglieder zur Verfolgung der eigenen Vereinszwecke.

Innerhalb des Vereins sind die Aufgaben abgegrenzt und bestimmten Funktionsträgern zugewiesen: Der Vorstand darf auf alle Mitgliederdaten zugreifen und diese verarbeiten, wenn er diese zur Aufgabenerledigung benötigt. Die Vorstandsmitglieder werden zu Beginn ihrer Amtsausführung entsprechend den Richtlinien der DS-GVO informiert und bestätigen mit Annahme des Vorstandsamtes die Verpflichtung zum Datenschutz. Die Kassenprüfer dürfen nur auf Daten zugreifen, die für die Kassenprüfung notwendig sind. Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form nur an Vereinsmitglieder herausgegeben, wenn deren Funktion oder Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordert. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Aufgaben/Rechte benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass die personenbezogenen Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.

Zur Kommunikation im Verein bedient sich der Verein der Informationsweitergabe und Kontaktaufnahme per Email. Hier ist sichergestellt, dass im Emailverteiler die Mailadressen der Mitglieder nur für den befugten Personenkreis einsehbar ist. Dem Vorstand steht es jedoch frei untereinander die Kommunikation im Kreis des Vorstands offen per Email oder App zu ermöglichen, sofern alle betroffenen Mitglieder einverstanden sind. Dies gilt auch für Kleingruppen, die sich im Rahmen der Vereinsarbeit bilden (z.B. „Orgateams“). Die vom Verein ausgerichteten Veranstaltungen/Aktionen sind öffentlich. Im Zusammenhang mit diesen satzungsgemäßen Veranstaltungen werden personenbezogene Daten insoweit übermittelt wie es für die transparente Öffentlichkeitsarbeit notwendig ist z.B. Fotodokumentationen, Pressemitteilungen sowie Veröffentlichungen auf den Internetportalen des Vereins (Facebook, Instagram, Website). Die Veröffentlichung von Daten beschränkt sich hierbei jedoch lediglich auf Fotos, Namen und Funktion im Verein. Bei Vereinsveranstaltungen wird darauf hingewiesen, dass Fotoaufnahmen zu Dokumentationszwecken verarbeitet werden. Ausschlaggebend ist jedoch, dass das Geschehen im Vordergrund der Fotoaufnahme stehen muss. Das Vereinsmitglied trifft die Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten freiwillig und kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass ausreichend technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutz getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nehmen die Mitglieder bei einer freiwilligen Einwilligung im Rahmen der Beitrittserklärung sowie der Vorabmitteilung die Risiken zur Kenntnis und sind sich bewusst, dass die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, in denen die Grundlagen der DS- GVO keine Wirksamkeit haben. Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.

Drittlandtransfer

Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten in ein Drittland findet nicht statt.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten / Herkunft der Daten

Alle Daten, die wir verarbeiten, werden uns von den betroffenen Personen zur Verfügung gestellt. Ohne diese Daten ist eine Mitgliedschaft oder Kooperation nicht möglich.

Speicherdauer

Die gespeicherten Daten der Vereinsmitglieder werden bei Beendigung der Mitgliedschaft solange aufgehoben wie es die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erfordert. Name, Anschrift und Kontaktdaten werden unverzüglich aus dem Mitgliederverwaltung gelöscht sowie das SEPA-Lastschriftmandat gekündigt. Die Entsorgung von Vereinsdaten in Schriftform erfolgt durch das Vernichten im Papierschredder.

Genutzte Daten wie Fotos oder namentliche Angabe von Vereinsfunktionen u.a. in Form der Vereinsdokumentationen verbleiben zu Dokumentationszwecken, werden jedoch auf Wunsch des Mitglieds gelöscht.

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Sitzungsprotokolle erfasst wurden z.B. Namen der Vorstandsmitglieder, Teilnehmerliste der Mitgliederversammlungen verbleiben im Vereinsarchiv, zu diesem lediglich der geschäftsführende Vorstand Zugriff hat.

Bei Ausscheiden oder Wechsel von Funktionsträgern werden sämtliche Vereinsdaten an den Nachfolger oder anderen Funktionsträger des Vereins übergeben. Der bisherige Funktionsträger versichert, dass ihm keine Kopien und Daten verblieben sind.

Betroffenenrechte

Dem Vereinsmitglied steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Widerspruch der Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.